Automatycznie obliczają frekwencję i opłaty oraz usprawniają komunikację z rodzicami i personelem. Coraz więcej żłobków i przedszkoli korzysta z aplikacji do zarządzania placówką. Jedną z nich jest KidsApp – platforma stworzona przez Aurelię i Krzysztofa Klonowskich, rodziców, którzy postanowili wziąć sprawy w swoje ręce.
Nowe technologie usprawniają funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw i instytucji, nic dziwnego, że w końcu sięgnęły po nie również żłobki i przedszkola. Coraz chętniej wdrażają technologiczne rozwiązania do zarządzania swoją pracą i komunikacją z rodzicami. Dzięki prostym w obsłudze programom placówki mogą skupić się na swojej podstawowej działalności, czyli na opiece nad dziećmi i zajęciami edukacyjnymi, nie tracąc czasu na uciążliwe formalności.
“Na to czekaliśmy” – mówią zgodnym chórem rodzice
Pierwszym krokiem do korzystania z narzędzia jest otwartość na zmiany, ale nie tylko dyrekcji, czy właściciela placówki, lecz również pracowników. Niektórzy obawiają się, że nowe narzędzie, to jedynie kolejne obowiązki. Jednak po wprowadzeniu niezbędnych danych okazuje się, że zarówno prowadzący placówkę, jak i wychowawcy zostają odciążeni z wielu zadań. Rodzice i pracownicy przedszkoli, które korzystają z takich rozwiązań podkreślają, że dzięki temu wszystkie dane są w jednym miejscu, a komunikacja jest o wiele łatwiejsza. Nikomu nie umykają ważne ustalenia.
Jakie konkretnie sprawy może obsługiwać aplikacja i jakie przynosi korzyści? To przede wszystkim wygodne rozwiązanie dla rodziców, którzy w aplikacji na telefonie mogą zgłosić nieobecność dziecka, sprawdzić swoje saldo wpłat, zorientować się w kalendarzu wydarzeń, czy dowiedzieć się, co dziecko zje na obiad.
Z kolei placówka, na podstawie zgłoszonych przez rodziców nieobecności, za pomocą jednego kliknięcia wylicza opłaty za pobyt dzieci w placówce. Pracownicy nie muszą już spędzać godzin nad podliczaniem frekwencji. Widzą też w systemie, kto zapłacił, a kogo należy ponaglić. A na podstawie zgłoszonych nieobecności precyzyjnie planują zaopatrzenie i posiłki.
Cała komunikacja pomiędzy rodzicami, a przedszkolem odbywa się przez aplikację. Eliminuje to uciążliwe wręczanie rodzicom karteczek czy wieszanie informacji, w których łatwo się pogubić na tablicach ogłoszeń.
– Dzięki KidsApp łatwiejsze stało się życie wszystkich uczestników życia przedszkola. My szybciej i wygodniej załatwiamy wszelkie sprawy administracyjne i łatwiej dogadujemy się z rodzicami. Rodzice – mają przejrzysty obraz tego, co dzieje się w placówce. Wiedzą co jest ważne i pilne. Dzieci – spędzają czas w lepiej zorganizowanym przedszkolu. Możemy się w pełni skupić na ich rozwoju. I zawsze, bez względu na porę możemy bez problemu kontaktować się z twórcami aplikacji. Moim zdaniem warto czasem spróbować czegoś nowego – bo to może wiele zmienić na lepsze – mówi Ewa Jurgiel, z Przedszkola Baśniowa Kraina w Wałczu (Zachodniopomorskie).
Aplikacja ułatwia komunikację między placówką a rodzicami, którzy funkcję komunikatora doceniają szczególnie rano, gdy chcą coś zgłosić. Nie muszą już tracić czasu na wydzwanianie do placówki, wystarczy, że skorzystają z prostej i intuicyjnej funkcji wysyłania wiadomości, której dodatkowo może nadać wątek czy potwierdzenie odczytania przez odbiorcę. Placówki mogą korzystać z dodatkowego modułu sms, który pozwala na masową wysyłkę wiadomości, np. z wysokością opłat. Aplikacja posiada kalendarz do zarządzanie wydarzeniami i udostępniania ich rodzicom oraz do planowanie urlopów pracowników.
– Przy tworzeniu aplikacji korzystaliśmy z własnego doświadczenia jako rodzice dzieci uczęszczających do przedszkola. Ginęliśmy w domu pod stertą karteczek z informacjami z przedszkola oraz naszymi własnymi przypominajkami, co i którego dnia należy zrobić – opowiadają twórcy programu Aurelia i Krzysztof Klonowscy. – Dlatego wymyśliliśmy rozwiązanie, dzięki któremu w jednym miejscu jest wszystko. Zarówno placówka, jak i rodzice mają bardziej uporządkowane dane, bezpośredni i szybki kontakt, konkretny przekaz. Do wszystkiego mogą łatwo wrócić, aby sprawdzić fakty. Słowne zgłoszenia czy ustalenia często umykały i rodziły się nieporozumienia.
Jak podkreślają twórcy KidsApp, na drodze do wprowadzenia usprawnień stają czasem obawy placówek oraz brak infrastruktury IT. Przekonują jednak, że żłobki i przedszkola nie powinny zostawać w tyle za całym cyfryzującym się światem.
– Korzystamy z serwisów streamingowych z muzyką i filmami, sprawy bankowe załatwiamy w aplikacjach w telefonie. Podobnie wynajmujemy dziś hotele i mieszkania na wakacje, czy wypożyczamy hulajnogi w mieście. Czy załatwianie spraw z przedszkolem żłobkiem nie może być równie łatwe, intuicyjne i przyjazne? Żłobki i przedszkola, które korzystają już z KidsApp, nie wyobrażają już sobie funkcjonowania bez aplikacji i chwalą ją sobie za bardzo prostą i intuicyjną obsługę – mówi Aurelia Klonowska.
Co ważne, w placówkach które zdecydują się na wdrożenie aplikacji, przeprowadzane jest szkolenie wraz z pilotowanym procesem zarządzania zmianą. Ponadto przed podjęciem decyzji o wdrożeniu programu pracownicy placówki mogą skorzystać z wersji demo dostępnej na stronie internetowej.
