Niejasności wokół konieczności użycia, czy też swobody odstąpienia od użycia pieczęci firmowych wynikają z pewnych niekonsekwencji w uregulowaniach prawnych dotyczących tego zagadnienia.
W polskim ustawodawstwie został nałożony obowiązek stosowania pieczęci wyłącznie w zakresie pieczęci urzędowych. Kwestię tę regulują: art. 16c ust. 1 ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych. Pieczęcie urzędowe mają potwierdzać autentyczność i wiarygodność dokumentu urzędowego.
Wynika z tego, że w większości przypadków lub obszarów działania przedsiębiorców, użycie pieczątki firmowej nie jest konieczne, jednakże wymagają tego urzędy skarbowe. Wzory niektórych deklaracji podatkowych dla przedsiębiorców zostały sformułowane tak, że użycie pieczątki jest niezbędne. Przykładem może być wzór deklaracji VAT-7, który został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z 2013 r. w sprawie wzorów deklaracji podatkowych dla podatku od towarów i usług. Określono tam sposób wypełniania części H deklaracji: w pozycji 67 należy umieścić podpis i pieczątkę podatnika lub osoby reprezentującej podatnika. Jest to jednak jedynie przykład: istnieją akty normatywne, które regulują zasady wypełniania kilkunastu oświadczeń, deklaracji i informacji dostarczanych urzędom skarbowym, przy wypełnianiu których są wykorzystywane pieczątki firmowe. Jednak nieopatrzenie pieczątką firmową któregokolwiek z tych druków czy formularzy nie powoduje negatywnych skutków dla składającego, to znaczy są one przez urząd akceptowane.
W związku z brakiem regulacji prawnych co do obowiązku posiadania, ale też używania pieczęci firmowej, właściciele firm, w kontaktach z organami administracji państwowej, które takich pieczęci od nich wymagają, mogą się zwrócić do nich o przedstawienie podstawy prawnej. W związku z tym, że takich przepisów nie ma, przedstawiciele administracji ustępują. Oto jeden z paradoksów obserwowanych w związku z tą sprawą.
Pieczątka nie jest potrzebna również przy poświadczaniu zgodności dokumentu z oryginałem, wystarczy sam podpis upoważnionej osoby. Podobna regulacja dotyczy potwierdzenia zgodności podpisu.
Faktury pozostają ważne bez pieczątki (i bez podpisu), o ile na fakturze znajdują się wymagane prawem informacje. Są to m.in. nazwa i adres podmiotu wystawiającego fakturę, numer faktury, określenie za co i w jakiej wysokości ma nastąpić przelew. Mogą one być zamieszczone w formie nadruku lub też mogą być zawarte w treści gotowego, drukowanego formularza zawierającego wszystkie informacje – wówczas jedyną zmienną jest nazwa i adres odbiorcy faktury.
Posiadania pieczęci firmowych wymagają banki podczas zakładania konta firmowego. Wynika to z wewnętrznych przepisów banków. Paradoks polega na tym, że właśnie wymaganie posługiwania się pieczątką firmową w urzędach skarbowych i w bankach sprawia, że bez niej prowadzenie działalności gospodarczej jest niemal niemożliwe, jak piszą praktycy obserwujący życie gospodarcze. Ale też trzeba pamiętać o tym, że używanie pieczęci firmowych ułatwia realizację transakcji handlowych, ponieważ treść pieczęci odpowiada wymogom stawianym firmom co do zasobu informacji, jakie muszą o sobie podawać. Właściciele firm wzbogacają treść posiadanych przez siebie pieczęci o dodatkowe elementy istotne z punktu widzenia łatwości kontaktu (np. adres poczty elektronicznej, adres domeny internetowej). Mamy zatem do czynienia z pewnym nawykiem, który – sankcjonowany niejako przez praktykę życia gospodarczego – właściwie się umacnia, zaś pojawienie się nowoczesnych technologii produkcji pieczątek sprawia, że ich cena jest bardzo przystępna, a branża, która zajmuje się ich wytwarzaniem robi co może, by nawyk posiadania pieczątki umacniać. Poza tym użycie pieczęci firmowej uwiarygadnia firmę oraz stanowi niekiedy pewne ułatwienie w jej kontaktach z organami administracji państwowej, kiedy jako alternatywa wchodzi w grę niewyraźny, mało czytelny podpis właściciela przedsiębiorstwa.
Poza tym pieczątki stosuje się także w kontaktach cywilno-prawnych; w tym obszarze wymagania co do charakteru użytych druków, formularzy czy pieczątek właściwie określają sami zainteresowani, kierując się ustalonymi nawykami.
Taka sytuacja sprawia, że ewentualne odgórne (ustawodawcze) działania mające na celu dalsze ograniczenie używania pieczątek trzeba podejmować ostrożnie, choćby ze względu na interesy ich producentów, którzy zgłosiliby zapewne roszczenia z zakresu ograniczenia swobody gospodarczej.
Od niedawna pojawił się nowy sposób przekazywania (przesyłania) dokumentów – chodzi przede wszystkim o dokumenty bankowe, takie jak wyciąg z konta bankowego, dowód nadania przelewu, zapis operacji bankowych na koncie, które nie wymagają ani podpisu ani pieczątki ze strony urzędników bankowych. Jest to zapisane na tego typu dokumentach płatniczych: dokument generowany elektronicznie, nie wymaga podpisu ani pieczątki, co potwierdza ich wiarygodność.
